MENGIRIM EMAIL DENGAN BAIK DAN BENAR

Menulis email sudah menjadi bagian dari pekerjaan kita bebe-rapa tahun terakhir ini. Dunia menjadi semakin terlihat kecil dengan kemampuan email untuk mengirim dan menerima surat, data atau gambar ke suatu tempat yang bahkan tidak pernah kita ketahui sebe-lumnya. Sebagai bagi-an dari pekerjaan, sudah seharusnya kita mencoba untuk men-cari tahu bagaimana dalam menulis email yang baik dan benar.

Berapa banyak yang harus kita tulis dalam email?

Email bertujuan untuk menyampaikan sesuatu dengan lebih cepat dan komunikasi yang simple sehingga kalau tidak diperlukan, sudah sebaiknya email hanya berisikan kurang lebih 5 paragraf saja. Untuk pengiriman sesuatu tulisan atau data yang melebihi dari itu, sebaiknya menggunakan suatu lampiran seperti lampiran file WORD, EXCEL dan lainnya.

Apakah tata bahasa dan ejaan sangat penting?

Sama halnya seperti surat menyurat bahwa kedua hal diatas adalah hal yang sangat penting. Tanpa suatu tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengurangi “nilai” si pengirim di mata si penerima dan juga kemungkinan adanya kesalahan persepsi terhadap email yang dikirim. Sebaiknya, hindari pemakaian singkatan dan gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?

Biasanya “Cc” (Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di “Bcc” juga.

Dalam contoh diatas, email dikirim langsung (ditujukan) ke Budi. Dan juga mengirimnya kepada Raja, di kolom “Cc”. Anto dan Dewi di bagian “Bcc”. Mereka (Anto dan Dewi) dapat melihat penerima yang lain (Budi dan Raja) tapi Budi dan Raja tidak bisa melihat mereka (Anto dan Dewi).

Apa yang dimaksud dengan Plain Text dan HTML dalam email format? Plain Text adalah bentuk teks yang sangat sederhana dimana tidak terdapat fungsi untuk mengubah bentuk huruf maupun warna. Email hanya dapat berisi huruf saja (tidak bisa gambar atau pun lainnya kecuali sebagai lampiran) yang diketik melalui keyboard dan dikenal sebagai kode ASCII.

Kebanyakan Plain Text menggunakan bentuk huruf COURIER yang mempunyai lebar huruf yang sama, hal ini berguna jika anda mau membuat suatu tulisan yang rapi.

Sedangkan HTML adalah suatu bentuk format dimana anda dapat mengubah bentuk huruf, warna bahkan dapat memasukkan gambar maupun suatu link yang berguna untuk menuju suatu website tertentu, misal:

“ Untuk keterangan lebih lengkap, silahkan klik www.otakku.com“

Jadi format mana yang sesuai dengan anda?? Plain Text atau HTML? Sekarang ini, email tidak hanya diterima melalui komputer saja, tetapi juga PDA atau telpon gengam. Plain Text dapat dengan mudah dibaca oleh si penerima baik melalui komputer, telpon genggam atau PDA. Sedangkan dalam format HTML mungkin tidak bisa diterima (tidak terbaca) di telpon genggam ataupun PDA.

Dan biasanya format HTML membutuhkan ruang yang lebih besar sehingga akan menyulitkan si penerima apabila mempunyai koneksi internet yang buruk atau lambat.

Intinya, apabila anda ingin email anda pasti dapat dibaca oleh siapapun maka Plain Text adalah pilihan terbaik walaupun tidak dapat memberikan tampilan yang “cantik”.

Kapan anda sebaiknya membalas email?

E-mail yang diterima sudah seharusnya di balas dalam waktu singkat dan alangkah lebih baik bila anda sedang berhalangan untuk menerima email, dapat diwakilkan oleh orang lain atau rekan kerja sehingga pelanggan atau klien anda tidak menunggu terlalu lama.

Apa saja yang harus dituliskan dalam email, baik pada saat menulis pertama kali atau membalas email?

Sebaiknya di dalam isi email, harus dicantumkan nama yang dituju. Hal ini sangatlah penting mengingat tidak semua email merupakan milik si penerima. Kadang-kadang satu alamat email digunakan untuk satu divisi, misal sales@otakku.com; service@otakku.com dan sebagainya.

Seperti kita menulis surat, tulisan “Dengan Hormat”; “Terima Kasih” dan lainnya sebagai pembuka maupun penutup dalam isi surat sudah wajib untuk ditulis.

Apabila kita membalas email dari pelanggan, kata-kata seperti:

"Terima kasih atas email yang bapak/ibu kirim per tanggal….. "; "Mohon maaf atas keterlambatan dalam membalas email Bapak/Ibu"; "Terima kasih atas order yang Bapak/Ibu kirim Sebagai kalimat pembuka dalam membalas email, juga memberikan suatu tambahan nilai tersendiri bagi si penerima email."

Selalu mencantumkan nama dan jabatan adalah perlu sehingga mereka (pelanggan) dapat mengetahui dengan siapa mereka berhubungan.

Untuk memudahkan kita bahwa setiap email yang kita kirim selalu mencantumkan nama perusahaan, nama , jabatan maupun alamat, kita bisa menggunakan Signature File (fungsi yang ada di program Email) yang secara otomatis akan mengirim data pribadi yang telah kita isi sebelumnya